STED (Summary Technical Documentation) und ToC (Table of Contents)

Ist die STED (Summary Technical Documentation) und deren Nachfolger ToC (Table of Contents) die Lösung für Medizinproduktehersteller, die ihre Produkte international zulassen müssen?

Dieser Beitrag stellt die STED bzw. ToC und vor damit einen Vorschlag, wie Hersteller die technische Dokumentation strukturieren können.

1. STED: Eine kurze Einführung

a) Weshalb STED/ToC nützlich sein kann

Die Anforderungen der verschiedenen Rechtssysteme (z. B. Europa, USA/FDA, China, Japan, Kanada, Brasilien usw.) an die Zulassung von Medizinprodukten unterscheiden sich. Aber alle Zulassungsverfahren setzen eine technische Dokumentation voraus.

Leider unterscheiden sich sowohl die Inhalte als auch die Struktur dieser Akten, was dazu führt, dass international agierende Medizinproduktehersteller die technische Dokumentation mehrfach zusammenstellen müssen. Diese Arbeit ist wenig wertschöpfend.

b) Wie es zur STED und ToC kam

Auch deshalb haben sich Gremien aus Vertretern von Behörden und Herstellern wie die Global Harmonization Task Force (GHTF) gebildet, um Vorschläge für eine vereinheitlichte technische Dokumentation zu erarbeiten. Ein Ergebnis war die „Summary Technical Documentation for Demonstrating Conformity to the Essential Principles of Safety and Performance of Medical Devices (STED)“ der GHTF (IMDRF/RPS WG/N9 FINAL:2018).

Inzwischen sind die Unterlagen nicht mehr auf den Seiten der GHTF, da die GHTF durch das International Medical Device Regulators Forum IMDRF abgelöst wurde. Diese bietet den STED unter dem Namen „Non-In Vitro Diagnostic Device
Regulatory Submission Table of Contents (nIVD ToC)“ zum Download an (inzwischen in der 4. Version von Juni 2024). Für In-vitro Diagnostika gibt es eine entsprechende Vorlage.

In den Veröffentlichungen spricht das IMDRF von „nIVD MA ToC“, also der Table of Contents für non IVDs. Für IVD gibt es eine analoge ToC.

c) Regulatorischer Hintergrund

Die GHTF bzw. das IMDRF setzt sich zwar aus Vertretern von staatlichen Behörden und Gesetzgebern zusammen; dennoch haben die Veröffentlichungen keine gesetzliche Kraft. Sie sind empfehlend, aber nicht bindend.

Die Hersteller sind jedoch verpflichtet, die regulatorischen Anforderungen an die Inhalte der Dokumentation zu erfüllen. Dazu zählen u. a.:

• Identifikation (z. B. UDI) des Produkts
• Beschreibung des Produkt, seiner Varianten, Konfigurationen und seines Zubehör
• Zweckbestimmung inklusive Charakterisierung der Patienten (Indikationen, Kontraindikationen), der Anwender und der Nutzungsumgebung
• Labeling, z. B. Gebrauchsanweisung, Verpackung
• Informationen zur Entwicklung und Herstellung
• Nachweis aller gesetzlicher Anforderungen (typischerweise durch Tests) an die Sicherheit, Sterilität, elektromagnetische Verträglichkeit, Biokompatibilität usw.
• Informationen über das Qualitätsmanagementsystem

2. Struktur der Dokumentation laut ToC

a) Übersicht

Das ToC-Format strukturiert die technische Dokumentation in über 150 Kapitel und Unterkapitel. Die erste Kapitelebene verschafft einen Überblick (s. Abb. 1) und macht klar, dass nicht nur das Produkt, sondern auch das Qualitätsmanagement zu dokumentieren ist (abhängig von Land und Zulassungsverfahren).

Die Kapitel lauten:

1. Regulatorisches: Hier finden sich die marktspezifischen und regulatorischen Dokumente.
2. Kontext der Einreichung: Hier findet sich die Beschreibung des Produkts.
3. Nicht-klinische Nachweise, z. B. Labortests
4. Klinische Nachweise
5. Labeling
6. QM-System: Verfahren, Methoden und produktspezifische Vorgaben

b) Kapitel 1: Regional Administative

Das erste Kapitel umfasst alle Inhalte, die spezifisch für den jeweiligen Markt bzw. das konkrete Zulassungsverfahren sind. Das reicht vom „Device Listing“ über Erklärungen bis hin zu den „User Fees“.

c) Kapitel 2: Submission Context

Das zweite Kapitel des ToC ist mit „Submission Context“ übertitelt. Es umfasst eine genaue Vorgabe, wie das Produkt mit seiner Zweckbestimmung, seinen Varianten, mit der Abgrenzung zu Vorgängerprodukten und ähnlichen Produkten zu beschreiben ist.

d) Kapitel 3: Non-clinical Evidence

Das dritte Kapitel des ToC ist das umfangreichste. Es spezifiziert die Nachweise der regulatorischen Anforderungen wie Labortests, Simulationen, Software-Tests, Tierversuche, Usability-Studien usw.

Das ToC liefert viel mehr als eine Kapitelstruktur. Es beschreibt auch typische Inhalte, wie in Abb. 4 am Beispiel der „Usability-Anforderungen“ zu sehen.

e) Kapitel 4: Clinical Evidence

Das vierte Kapitel gibt Vorgaben sowohl für die Dokumentation der klinischen Bewertung als auch der klinischen Prüfungen. Im Vergleich zur MEDDEV 2.7/1 und der ISO 14155 sind diese Vorgaben recht grob.

f) Kapitel 5: Labelling and Promotional Material

Der Titel des fünften Kapitel beschreibt treffend dessen Inhalt. Das Kapitel unterscheidet die verschiedenen Adressaten (Ärzte, Patienten, technische Anwender). Es unterscheidet beim Labeling die „Labels“ am Produkt, der Verpackung sowie die verschiedenen Anleitungen, Broschüren und Marketingmaterialien.

g) Kapitel 6: Quality Management System

Das sechste Kapitel stellt Anforderungen an die Dokumentation des QM-Systems. Dabei unterscheidet das ToC allgemeine und produktspezifische Vorgaben. Letztlich referenzieren die Kapitel einzelne Abschnitte der ISO 13485.

3. STED und ToC in der Praxis

a) Eine umfangreiche Zusammenfassung

Die Struktur der STED (Summary Technical Documentation) bzw. ToC ist mit über 150 Kapiteln und Unterkapiteln sehr umfangreich, so dass der Begriff „Summary“ fast ein Euphemismus ist.

Allerdings stellen diese Kapitel die Übermenge dessen dar, was ein Hersteller für ein Produkt benötigt. Viele Kapitel sind auf das konkrete Produkt nicht anwendbar: Eine Software bedarf keiner Diskussion der Biokompatibilität, und für viele Produkte sind keine Tierversuche notwendig.

b) Detailgrad

Das mit über 160 Seiten umfangreiche Dokument verschafft den Herstellern mehr als nur eine Übersicht dessen, was eine technische Dokumentation enthalten sollte. Der STED und auch das ToC sind und wollen aber nicht so granular sein, dass ihre Vorgaben Normen überflüssig machen.

c) Anerkennung durch Behörden

Die FDA arbeitet aktiv mit an der Weiterentwicklung des STED bzw. ToCs. Allerdings forciert sie mit ihrem eSTAR-Format einen alternativen Weg zur digitalen und datengetriebenen Zulassungsakte. Dennoch bietet sie in der eSTAR-Vorlage ein Mapping zum ToC an.

Die kanadischen Behörden finden Gefallen am STED bzw. dessen Nachfolger ToC. Auf dessen Struktur basierend haben sie ihre eigene Vorstellung von der Struktur der technischen Dokumentation publiziert. Allerdings arbeitet Health Canada inzwischen eng mit der FDA zusammen und nutzt das eSTAR-Format im Rahmen eines Pilotprogramms.

Die Chinesische Behörde NMPA setzt ebenfalls auf das ToC-Format bzw. macht dieses verpflichtend.

Die Japanische Behörde PMDA setzt weiterhin auf das alte STED-Format.

d) Fazit

Die Summary Technical Documentation (STED) und deren Nachfolger Table-of-Content-Format (ToC) sind ein wertvolles Hilfsmittel, um die technische Dokumentation zu strukturieren. Es gibt auch alternative Strukturen, die sich eignen.

Darüber, ob das STED bzw. ToC auch die Struktur der QM-Unterlagen festlegen sollte, lässt sich streiten.

Eine technische Dokumentation im STED- oder ToC-Format ist keine Garantie für eine erfolgreiche Zulassung. Denn dafür bedarf es nicht nur einer übersichtlichen Struktur, sondern vollständiger und korrekter Inhalte.

Es ist bedauerlich, dass sich die Behörden weltweit noch nicht auf ein Format einigen konnten. Die STED und ToC ist diesem Ziel aber bereits ziemlich nahe gekommen.

Wir vermuten allerdings, dass zukünftig immer mehr Länder das eSTAR-Format der FDA für ihre Zulassungsverfahren einsetzen werden.

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Änderungshistorie:

• 2024-10-16: Aktualisierung basierend auf der aktuellen Vorlage des ToCs